Cet article est un peu long mais si vous voulez j'organise un atelier le 17 mars 2022 à 14h30 pour le Cyber World Cleanup Day: le grand jour du nettoyage des données numériques. Inscrivez-vous et je vous montrerai comment nettoyer vos mails inutiles et autres astuces qui, tout en améliorant votre confort et la durée de vie de vos équipements, permettront d'agir pour l'environnement!
Procrastination numérique : j'attends donc je fuis 🤨
Aujourd’hui il faut que je vous parle d’un problème : les boîtes mail surchargées. Souvent des habitants du quartier qui utilisent les pc de l’accueil numérique ont leurs boîtes mails pleines, ce qui fait qu’ils reçoivent leurs mails avec un décalage d’au moins 24h ou plus du tout dans le pire des cas. Le centre social lui-même a une adresse commune très utilisée qui est au bord du remplissage, et que j’ai dû vider comme on écope un bateau qui prend l’eau!
La raison ? Elle est plurielle. Le plus souvent : des mois, voire des années de passivité à n’ouvrir que les messages importants tout en ignorant les dizaines de newsletters, mails marketing et spams reçus chaque jour. Dans tous les cas il y a les mails lus qui sont eux aussi sagement stockés depuis depuis des années.
Pas besoin d’être adepte du “zéro déchet” ou de consommer moins de viande pour faire un geste écolo ! Car le numérique ça pollue. Environ 10g de CO2 par mail en moyenne ! Si vous avez 10000 mails dans votre boîte, ça représente environ 100kg de CO2, l’équivalent de 1500 km en Twingo ! 🚗
Pourquoi tout cela pollue ? Et comment s’en sortir pour faire le grand ménage tout en adoptant de bonnes habitudes pour une boite mail mieux organisée, et (du coup) plus respectueuse de l’environnement ? 🌎 Suivez le guide !
Pollution numérique : la face cachée de nos mails et leur impact sur l’environnement 🌳
Revenons donc à l’origine du problème. Généralement quand on arrive au stade d’une boîte mail pleine (et même bien avant) on commence à ressentir les effets de saturation de sa boite mail. Un manque d’espace implique souvent plantages à répétition, ralentissements et parfois même impossibilité de recevoir et d’envoyer des mails. Ce n’est pourtant que la phase immergée de l’iceberg…
La face cachée de l’iceberg la voici :
La pollution numérique est invisible à nos yeux. Difficile donc, de se représenter son impact sur l’environnement. Pourtant cela représente 4% des émissions de CO2 dans le monde, et 10g de CO2 par mail multiplié par les 300 milliards de mails (hors spam) envoyés en moyenne par jour dans le monde ça commence à faire beaucoup !
Concrètement selon l’ADEME, dans le cas d’une entreprise de 100 personnes où chaque collaborateur reçoit en moyenne 58 mails par jour et en envoie 33. A raison d'1 Mo par mail, ces envois de mails génèrent chaque année 13,6 tonnes équivalent CO2 soit environ 13 allers-retours Paris-New York.
Mais pourquoi ? 😕 Tout simplement car les données que nous envoyons (texte, pièces jointes etc) sont stockées en double voire en triple exemplaires dans des datacenters, qui doivent être alimentés en électricité pour fonctionner… et pour être refroidis ! Car en plus du stockage, le flux d’informations nécessite de la force de calcul (et donc des serveurs). Sans compter le coût environnemental de la fabrication des serveurs et de leur entretien. Et plus il y a de mails stockés pour rien, plus il y a de serveurs installés pour rien.
Ni une ni deux, on passe à l’action, avec un mode d’emploi détaillé pour les 2 boites mails les plus utilisées en France : Gmail et Outlook (et si vous utilisez un autre client de messagerie, la méthodologie est sensiblement la même avec quelques recherches supplémentaires en ligne).
Nettoyer sa boite mail rapidement : c’est parti pour le grand ménage !
Avant de mettre en pratique les conseils qui suivent et afin de rendre tout ça un peu plus ludique, je te propose un petit jeu. Note dans un coin de ta tête le nombre de Go utilisés par ta boite mail actuellement. Pour cela rien de plus simple :
Pour Gmail : Paramètres >> Compte et Incorporation >> Augmenter l’espace de stockage. Dans l’exemple : 17,92 Go d’espace utilisé (tout n’est pas lié à ta boite mail : pour voir le détail, clique sur Acheter davantage d’espace de stockage >> Afficher les détails).
Pour Outlook : Paramètres >> Général >> Stockage. Dans l’exemple : 4,68Go d’espace utilisé
Ce chiffre va te permettre, une fois le grand ménage effectué, d’avoir une idée du nombre de Go supprimés et donc de pouvoir calculer ton impact positif sur l’environnement.
Première étape : supprimer les mails les plus lourds et les plus anciens 💪
On commence par l’étape la plus impactante : supprimer les mails les plus lourds qui sont stockés sur ta boite mail inutilement.
Sur Gmail
Dans la barre de recherche copie/colle la requête “ LARGER:1M ” et valide
Tu as maintenant devant toi tous les mails dont la taille est supérieure à 1Mo
Sélectionne-les tous et décoche ceux que tu souhaites garder, tu pourras ainsi les traiter par lots de 100 mails. En quelques minutes c’est une affaire qui roule !
Astuce : tu peux aussi faire une recherche par date de réception combinée à la taille des mails. Par exemple “ LARGER:1M BEFORE:2020/01/01 ” ici je recherche les mails de plus de 1Mo reçus avant le 1er Janvier 2020. Tu peux aussi faire uniquement une recherche par date avec un copier/coller de “ BEFORE:2020/01/01 ”
Sur Outlook
Pour Outlook, je te conseille cet article très bien documenté qui te donne étape par étape toutes les astuces pour nettoyer les mails les plus lourds de ta boite : https://www.pcastuces.com/pratique/internet/menage_outlook/page3.htm
Deuxième étape : se désabonner des newsletters non lues et des spams ✌️
Pour te désinscrire des newsletters que tu ne lis jamais, il n’existe pas vraiment de remède miracle mais tu as des droits. En effet, la loi oblige l’émetteur d’une newsletter à te proposer un moyen de te désinscrire. Concrètement, on retrouve un lien de désabonnement à la fin de la newsletter. Alors oui se désinscrire à la main c’est agaçant mais ensuite on est plus tranquille, et quand on nous propose de s’inscrire à une nouvelle newsletter on y réfléchit à deux fois avant de dire oui 😉
Troisième étape : Supprimer les spams et vider sa corbeille 👌
Nous y sommes presque ! Il ne te reste plus qu’à supprimer l’ensemble de tes spams et vider ta corbeille. Autant dire que tu as fait le plus gros du boulot donc déjà bravo pour ça !
Sur Gmail
Supprimer les spams : rends-toi dans l’onglet Spam > sélectionne l’ensemble des messages à l’aide du carré en haut à gauche > clique sur supprimer définitivement.
Vider la corbeille : rends-toi dans la corbeille, sélectionne l’ensemble des mails et supprime définitivement 🙂 Dans tous les cas, la plupart des boites mail suppriment définitivement les mails placés dans la corbeille au bout de 30 jours.
Pour Outlook
Supprimer les spams : rends-toi dans l’onglet messages indésirables > sélectionne l'ensemble des messages à l’aide du carré en haut à gauche > clique sur vider le dossier.
Vider la corbeille : rends-toi dans l’onglet éléments supprimés > sélectionne l’ensemble des mails > clique sur vider le dossier.
Une boite mail nettoyée, et après ?
Après avoir suivi ces trois étapes, ta boite mail doit être sacrément allégée. En tout cas c’est le cas pour moi, en deux temps trois mouvements je suis passée de 21 800 mails à 800 mails et de 12 Go à 2 Go utilisés, soit 100kg de CO2 évités en quelques clics ! Et pour toi, si on fait le calcul, combien de CO2 as-tu évité de rejeter suite à cette opération ?
L’astuce calcul mental : Nombre de Go supprimés x 10 = nombre de kg de CO2 évités.
Et après on fait quoi ?
Vider une boite mail, surtout quand elle sature, demande un peu de temps. Dans mon cas, comptez 2h. Mais la bonne nouvelle, c’est qu’une fois ce grand ménage réalisé, je vais pouvoir repartir sur de bonnes bases et réfléchir à deux fois avant de m’inscrire à une newsletter que je ne lirai sûrement pas.
Adopte toi aussi les bons réflexes et pense à supprimer régulièrement tes mails pour ne pas être saturé. Évite d’envoyer des mails avec des pièces jointes trop lourdes, à trop de destinataires, préfère utiliser un lien de téléchargement temporaire (comme wetransfer)
J’espère que cet article t’auras permis d’y voir plus clair quant aux conséquences de ce stockage de mails et t’aura permis de passer à l’action ! Encore bravo à toi 🙌
